Présences

Qui : le responsable et l'instructeur. Cet article explique comment prendre et corriger les présences d'une séance.

Où commencer

Aujourd'hui : un gros bouton Prendre les présences s'affiche sur le premier cours du jour qui n'a pas encore de présences. Les autres cours ont un bouton Prendre les présences plus discret; si des présences existent déjà, le bouton est Modifier.
- Sans séance ce jour-là, la carte affiche « Aucun cours aujourd'hui. » et un lien Voir l'horaire.
- Cas particulier d'une école qui n'a encore rien programmé (aucun cours ni séance, hors corbeille) : le responsable voit plutôt « Aucun cours n'est encore programmé : commencez par créer vos cours. » et un bouton Ajouter vos cours, qui ouvre le même choix Cours récurrent / Séance ponctuelle que le bouton Cours de l'Horaire. Ce message ne s'affiche qu'en ligne.
Présences (menu) : la liste des séances récentes. Voir plus ancien montre les jours plus anciens; « Aucune séance ces jours-là. » s'il n'y en a pas.
Horaire : toucher la séance, puis Prendre les présences.

Délais

Instructeur : le jour même de la séance (à toute heure) et les 7 jours suivants. Après, il doit s'adresser au responsable (message : « Cette séance date de plus de 7 jours : seul le responsable peut encore modifier ses présences. »).
Responsable : sans limite de date dans le passé.
Personne ne peut prendre les présences d'une séance future ou annulée. La feuille s'ouvre en Lecture seule, avec la raison affichée.

Prendre les présences

Ouvrir la feuille de présence (voir « Où commencer »).
Les Habitués de ce cours sont en tête de liste. Toucher un élève le marque Présent (un seul toucher).
Pour un autre état, toucher ⋮ (« Plus de choix pour … ») et choisir :
- Présent;
- En retard : compte comme présent;
- Absence motivée : ne compte pas comme présent; une Note (facultatif) de 200 caractères au plus est possible (ex. « malade »);
- Absent. Un élève non touché est absent.
Tous les habitués présents marque d'un coup tous les habitués; Décocher les habitués les remet à absent.
Pour un élève absent de la liste, utiliser la recherche en haut (« Chercher un élève, même d'un autre groupe »). La recherche ignore les accents et porte sur le prénom et l'initiale du nom.
Toucher Terminer · N présents. Toute la liste est enregistrée et l'app revient à l'écran précédent. Le message « Présences enregistrées · N présents » s'affiche avec Annuler pendant 7 secondes.
Annuler (après Terminer) n'est offert que si la séance avait déjà des présences avant : il remet alors l'ancienne liste. Pour une première prise de présences, il n'y a pas de bouton Annuler : rouvrir la feuille et corriger. Annuler n'est proposé qu'après un envoi réussi : sans réseau, le message « Enregistré sur cet appareil · sera envoyé au retour du réseau » n'a pas de bouton Annuler (rouvrir la feuille avec Modifier pour corriger la liste en attente).

Le bas de l'écran affiche « N présents sur M » et le titre du cours.

Qui apparaît dans la liste

Habitués : les élèves d'un groupe de la séance, ou les élèves venus (présents ou en retard) à au moins 2 des 6 dernières séances tenues de ce cours. Une séance « tenue » est une séance non annulée dont les présences ont été prises. Le seuil de 2 sur 6 n'est pas encore réglable (version ultérieure). Dans une école sans groupes, les habitués n'apparaissent qu'après 2 ou 3 semaines de présences.
Autres élèves : tous les autres élèves actifs, triés selon leur présence récente à ce cours.
Seuls les élèves actifs apparaissent, sauf ceux déjà marqués sur cette séance.
Visiteur : quand la séance a des groupes, un élève qui n'est dans aucun de ces groupes affiche une pastille avec le nom de son groupe, ou « Visiteur » s'il n'a aucun groupe. La pastille s'affiche toujours pour un tel élève, qu'il soit coché ou non. Une séance sans groupe n'a pas de visiteurs.

Quitter sans terminer

Si on quitte avant Terminer, l'app demande « Quitter sans terminer? ». Quitter garde les coches sur l'appareil pour terminer plus tard; Rester revient à la feuille.

Deux personnes sur la même séance

Si quelqu'un d'autre a enregistré les présences pendant la saisie, la boîte « Présences déjà enregistrées » s'affiche avec le nom et l'heure. Choisir Garder ma liste (remplace l'autre liste) ou Garder la sienne (abandonne la vôtre). Rien n'est remplacé sans ce choix. Si la feuille a été rouverte pendant un conflit, une note l'indique et Terminer redonne le choix.

Pastilles d'abonnement

Chaque tuile d'un élève qui a un abonnement montre une pastille pour le mois de la séance :

« 5/8 » : présences du mois (ou cours utilisés sur une carte) / nombre permis;
« 1 restante(s) » : il reste 2 cours ou moins sur sa carte;
« Limite atteinte » : le mois ou la carte est plein;
« +2 hors forfait » : présences au-delà de l'abonnement;
« Hors abonnement » : aucun de ses abonnements ne donne accès à cette séance.

Toucher la tuile met la pastille à jour tout de suite (« 5/8 » devient « 6/8 »); l'app recalcule après Terminer. Une présence n'est jamais refusée à cause d'un abonnement. Un élève sans abonnement n'a pas de pastille. Un mensuel illimité n'affiche pas de pastille. Voir les articles Abonnements et Hors forfait.

Pastilles de cotisation

Si l'abonnement de l'élève a un prix, sa tuile peut aussi montrer À renouveler (prochaine échéance dans 7 jours ou moins, ou carte à 2 cours ou moins), Paiement dû (une échéance passée n'est pas payée) ou En pause. Ces pastilles n'ont aucun montant et sont visibles du responsable et de l'instructeur. Elles ne bloquent jamais une présence : en pause ou en retard, l'élève peut être marqué présent. Voir l'article Cotisations.

Vue Progression et « Noter »

L'aide de cette vue contient la phrase « Les {titres} peuvent valider les {formes} et ajouter des barrettes. », écrite avec le vocabulaire de l'école (voir l'article Progression).

En haut de la feuille, le sélecteur Présences / Progression change de vue. Présences fonctionne sans réseau; Progression demande le réseau et montre, par élève, le dernier appris, « La suite », la pastille Depuis longtemps (90 jours ou plus), le grade actuel (petite ceinture et barrettes) si le curriculum a un système de grades, et la dernière note. Un petit crayon sur chaque tuile de la vue Présences ouvre Noter sans changer la présence. Le responsable et l'instructeur peuvent noter. Voir l'article Progression.