Politique de confidentialité

En vigueur le 1er décembre 2026.

Martialnote aide les écoles d'arts martiaux à gérer leurs élèves. Pour cela, il conserve des renseignements personnels : ceux des personnes qui utilisent l'app, et ceux que chaque école y saisit sur ses élèves et leurs parents, dont des mineurs. Cette politique explique lesquels, pourquoi, qui y a accès, où ils sont gardés, combien de temps, et comment exercer vos droits. Elle s'applique quel que soit votre pays; selon l'endroit où vous vivez (par exemple dans l'Union européenne, au Royaume-Uni, au Canada ou en Californie), la loi peut vous donner des droits supplémentaires, que nous respectons.

Qui est responsable

Chaque école est responsable des renseignements qu'elle recueille sur ses élèves et leurs parents : c'est elle qui décide de les inscrire, qui a la relation avec eux et qui s'assure d'avoir le droit de le faire. Martialnote les héberge et les traite pour son compte et selon ses instructions, uniquement pour fournir le service. Au sens du RGPD, l'école est le responsable du traitement et Martialnote, son sous-traitant.

Martialnote est responsable des renseignements des comptes (responsables et instructeurs) et de ceux des visiteurs de son site. Pour toute question sur la protection des renseignements personnels, écrivez à son fondateur à bonjour@martialnote.com.

Ce que nous conservons

Pour chaque compte : nom, courriel, langue et style d'affichage, école et rôle, date d'acceptation des conditions, et les sessions de connexion. Il n'y a pas de mot de passe.

Pour chaque école, ce qu'elle saisit : élèves (prénom, nom, courriel et téléphone pour les adultes, contact d'urgence, mineur ou non, date d'inscription), parents ou tuteurs (nom, lien, courriel, téléphone), groupes, horaire, présences, progression et grades, notes, abonnements et paiements notés (montants et dates, jamais de numéro de carte), et les messages envoyés. L'app ne demande aucune date de naissance.

Un historique des modifications (qui a changé quoi, et quand) est gardé pour la sécurité et pour pouvoir corriger une erreur. Une copie de chaque courriel envoyé (destinataire, objet, texte) est gardée pour l'acheminer et comprendre un échec d'envoi. Le serveur tient aussi des journaux techniques (adresse IP, page demandée, date) pour la sécurité et le diagnostic. Les adresses IP rattachées à la création d'un compte et au journal de sécurité ne sont jamais conservées en clair : seule une empreinte (calculée par HMAC à partir d'un secret) est gardée, et elle est effacée après 30 jours; le reste du journal de sécurité est conservé 12 mois au plus.

Paiement de l'abonnement : le paiement est traité par Stripe. La carte et l'adresse de facturation sont saisies chez Stripe et ne passent jamais par Martialnote, qui ne les voit pas. Martialnote conserve seulement les identifiants Stripe de l'école (client, abonnement), les montants, les dates, la formule (mensuelle ou annuelle) et l'état de l'abonnement, tant que l'école utilise Martialnote.

Témoins

L'app utilise un seul témoin, nécessaire à la connexion : il garde votre session ouverte jusqu'à 90 jours. La landing n'en utilise aucun. Nous mesurons l'usage de Martialnote de façon anonyme : les écrans et les fonctions utilisés, selon le rôle, la taille de l'école et son ancienneté. Cette mesure ne contient aucun nom, aucun identifiant, aucun montant ni le contenu de vos fiches ou de vos messages; elle n'utilise aucun témoin, elle est hébergée sur notre propre serveur, et vous pouvez la refuser avec Do Not Track ou Global Privacy Control. Il n'y a ni pixel publicitaire ni suivi d'un site à l'autre.

À quoi ils servent, et sur quelle base

À fournir le service : afficher et enregistrer les données de l'école, envoyer les courriels (liens de connexion, invitations, messages de l'école à ses élèves), protéger les comptes et répondre aux demandes de support. Jamais à la publicité, au profilage ni à la vente : nous ne vendons ni ne louons aucun renseignement, et nous ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

Pour les renseignements des comptes, nous nous appuyons sur l'exécution du contrat (fournir le service que vous avez demandé), sur notre intérêt légitime à protéger et améliorer le service, et sur les obligations légales qui s'appliquent à nous. Pour les données des élèves et de leurs parents, c'est l'école qui détermine la base légale; Martialnote suit ses instructions.

Les mineurs

Un élève mineur n'a ni courriel ni téléphone dans l'app : l'école communique avec ses parents ou tuteurs. Dans l'école, seul le responsable voit les coordonnées des élèves et des parents; les instructeurs voient les noms, les présences, la progression et le contact d'urgence.

Martialnote ne s'adresse pas aux enfants : seuls des adultes qui dirigent une école ou y enseignent peuvent créer un compte. Avant d'inscrire un élève mineur, l'école s'assure d'avoir l'autorisation de ses parents ou tuteurs, selon les règles qui s'appliquent chez elle.

Qui y a accès

Les données d'une école ne sont visibles que par les personnes de cette école, selon leur rôle; la base de données isole chaque école des autres. Chez Martialnote, on n'y accède que lorsque c'est nécessaire au support, à la maintenance ou à la sécurité. Pour vérifier un message retenu par la sécurité, un opérateur de Martialnote peut lire l'objet et le texte de ce message retenu, et rien d'autre : ni les adresses, ni les noms, ni les autres données de l'école.

Nous faisons appel à quelques fournisseurs, tenus à la confidentialité et à la sécurité, qui ne reçoivent que ce qu'il leur faut : Hostinger (hébergement du serveur), Backblaze (stockage des sauvegardes, chiffrées avant d'être envoyées), Resend (envoi des courriels), Stripe (paiement de l'abonnement et envoi des reçus et des factures) et Cloudflare (vérification anti-robot Turnstile à la création du compte, qui voit l'adresse IP au moment du contrôle). La lecture de noms sur photo, désactivée par défaut, envoie la photo à OpenRouter et au fournisseur du modèle d'intelligence artificielle seulement si le responsable de l'école l'active; Martialnote ne garde ni la photo ni les noms lus. Les questions posées à l'assistant de l'écran Aide sont transmises à OpenRouter et au fournisseur du modèle (Anthropic) pour produire la réponse; Martialnote ne conserve ni la question ni la réponse, et l'assistant ne reçoit aucune donnée de l'école. N'y mettez aucun renseignement personnel.

Nous ne communiquons des renseignements à personne d'autre, sauf si la loi nous y oblige (par exemple une ordonnance d'un tribunal), ou à l'acquéreur de Martialnote en cas de vente, qui serait alors tenu de respecter cette politique.

Où ils sont gardés et comment ils sont protégés

Les données sont hébergées aux États-Unis. Si vous vivez ailleurs, vos renseignements y sont donc transférés; nous retenons des fournisseurs qui offrent des garanties reconnues pour ces transferts, comme les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Les données sont protégées par le chiffrement des échanges (HTTPS), l'isolement de chaque école dans la base de données, un accès restreint au serveur et des sauvegardes chiffrées avant de quitter le serveur.

Combien de temps

Les données d'une école sont gardées tant qu'elle utilise Martialnote. Ce que l'école supprime passe 30 jours dans la corbeille, puis est effacé, avec son historique de modifications. La copie d'un courriel envoyé est effacée après 90 jours. Un lien de connexion expire après 15 minutes; une session, après 90 jours. Les journaux techniques du serveur sont gardés 30 jours. Les identifiants, montants et dates de paiement sont gardés tant que l'école existe; Stripe garde ses propres dossiers de paiement selon ses obligations légales et comptables. Pour fermer une école ou supprimer un compte, écrivez-nous : les données sont alors effacées de la base, puis disparaissent des sauvegardes au plus tard 12 mois après, au fil de leur renouvellement.

Les courriels laissés dans l'ancienne liste d'attente servent uniquement à annoncer l'ouverture de Martialnote, puis sont effacés.

Vos droits

Selon les lois qui s'appliquent à vous, vous pouvez demander à consulter vos renseignements, à les faire corriger ou supprimer, à en recevoir une copie dans un format courant, à en limiter l'usage ou à vous y opposer, et retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur lui. Le responsable d'une école peut exporter toutes ses données en tout temps, depuis l'app.

Si vous êtes élève ou parent, adressez-vous d'abord à votre école, qui gère vos renseignements; vous pouvez aussi nous écrire et nous transmettrons votre demande. Nous répondons dans les 30 jours. Vous pouvez aussi porter plainte auprès de l'autorité de protection des données de votre pays ou de votre province, par exemple la Commission d'accès à l'information au Québec ou la CNIL en France.

En cas d'incident

Si un incident touche des renseignements personnels et présente un risque de préjudice sérieux, nous en avisons sans tarder les écoles et les personnes concernées, ainsi que les autorités lorsque la loi l'exige.

Changements

Si cette politique change de façon importante, les comptes en sont avisés par courriel au moins 30 jours à l'avance. La date en haut de la page indique la version en vigueur.

Pour toute question ou demande : bonjour@martialnote.com.