Abonnements

Qui : le responsable crée les types d'abonnement et les abonnements des élèves. L'instructeur voit les abonnements et leur décompte (sans les prix) et peut ajuster le nombre de présences d'un mois. Martialnote ne traite aucun paiement; le suivi de ce qui est dû et payé est décrit dans l'article Cotisations (cotisations).

Types d'abonnement

Paramètres > École > Types d'abonnement (responsable). Chaque type a :

• un Nom (80 caractères au plus);
• un Type, choisi à la création et qui ne change plus :
  • Mensuel : compte les présences de chaque mois civil (du 1er au dernier jour du mois);
  • Carte de cours : compte un nombre de cours (Nombre de cours : 1 à 100), sans lien avec les mois;
• pour un mensuel, Présences par mois :
  • Selon l'horaire d'un groupe : le nombre permis est celui des séances du mois de ce groupe, sans les séances annulées (ex. un cours 2 fois par semaine donne 8 ou 9 selon le mois);
  • Nombre fixe : de 1 à 99 par mois;
  • Illimité : jamais de dépassement;
• des Groupes accessibles : Tous les groupes (par défaut) ou une liste de groupes. Une séance sans groupe n'est accessible qu'avec Tous les groupes;
• un Prix par période (facultatif), visible du responsable seulement : le montant d'une période de paiement, pas du mois. Sans prix, aucune cotisation n'est suivie;
• pour un mensuel, une Période de paiement (1 mois par défaut, ou N mois) et un Tarif famille; pour une carte, le prix est celui d'une carte, payé à l'achat et à chaque renouvellement. Voir l'article Cotisations.

L'ordre de la liste (glisser ≡) départage deux abonnements qui conviennent tous les deux à une présence. Mettre à la corbeille est impossible tant qu'un élève utilise encore ce type (« Utilisé par N élève(s) : changez leur abonnement d'abord. »). Un élève l'utilise s'il a un abonnement de ce type en cours ou à venir; une carte épuisée, une carte expirée ou un abonnement dont la date de fin est passée ne comptent pas.

Abonnements d'un élève

Sur la fiche de l'élève, bloc Abonnements. Un élève peut avoir plusieurs abonnements à la fois (ex. kung-fu et tai-chi, ou un mensuel et une carte).

• Ajouter un abonnement (responsable) : choisir le Type d'abonnement, la date de Début (aujourd'hui par défaut) et, pour un mensuel, une Fin (facultatif). Un abonnement de 3 mois ou d'un an est un mensuel avec une date de fin. Pour une carte : Date d'achat et Expiration (facultatif); après l'expiration, la carte ne compte plus de présences. Le type voulu n'existe pas encore? Sous Enregistrer, Créer un type d'abonnement ouvre la même fenêtre « Nouveau type d'abonnement » que Paramètres > École > Types d'abonnement. Une fois le type enregistré, il s'ajoute aux types de l'école (visible aussi dans les Paramètres) et il est choisi dans le formulaire; il reste à toucher Enregistrer pour créer l'abonnement. Annuler dans la fenêtre du type ramène au formulaire sans rien créer. Sans aucun type, le formulaire l'indique et ce bouton suffit.
• Modifier (responsable) : dates, Prix pour cet élève (remplace le prix du type et le rabais famille; voir Cotisations), et pour un mensuel Présences par mois pour cet élève (0 à 99, ou Illimité); Revenir au nombre du type retire ce nombre propre.
• Renouveler la carte (responsable) : ajoute une nouvelle carte du même type, à partir d'aujourd'hui. Les présences en trop de l'ancienne carte passent sur la nouvelle (ex. 2 présences en trop sur une carte de 10 : la nouvelle affiche « 8 cours restants sur 10 »). L'ancienne carte, épuisée, passe sous Abonnements terminés.
• Mettre à la corbeille (responsable) : Annuler pendant 7 secondes, puis restauration possible pendant 30 jours dans la corbeille.
• Ce mois-ci − / + (responsable et instructeur) : change le nombre permis pour le mois en cours seulement (0 à 99). « Nombre ajusté pour ce mois » s'affiche; Revenir au nombre habituel l'annule.

Le bloc affiche, pour un mensuel, « 5 sur 8 ce mois-ci » avec une barre, et Mois précédents (jusqu'à 3 mois); pour une carte, « 7 cours restants sur 10 » et « Carte presque épuisée » à 2 cours restants ou moins (cours restants de toutes les cartes en cours du même type). Les abonnements terminés (date de fin passée, carte expirée, carte épuisée et renouvelée) sont sous Abonnements terminés. Un abonnement qui commence plus tard s'affiche avec ceux en cours, sans la ligne Ce mois-ci.

Nombre permis d'un mois

Dans cet ordre : l'ajustement du mois (Ce mois-ci), sinon le nombre propre à l'élève, sinon celui du type d'abonnement.

Règles de décompte

1. Présent et En retard comptent; Absence motivée et Absent ne comptent pas.
2. Une présence compte sur un abonnement en cours ce jour-là qui donne accès à un groupe de la séance. Si plusieurs conviennent, un mensuel passe avant une carte, puis l'ordre des types d'abonnement. Un mensuel plein laisse la présence à un autre abonnement qui convient (autre mensuel, puis carte).
3. Si tous ceux qui conviennent sont pleins, la présence est hors forfait (sur le mensuel de préférence). Si aucun ne convient, elle est hors abonnement.
4. Un élève sans aucun abonnement n'a ni pastille ni signalement : une école qui n'utilise pas les abonnements n'est jamais dérangée.
5. Une présence n'est jamais refusée à cause d'un abonnement.
6. Le décompte est toujours recalculé à partir des présences : corriger une feuille de présence, même ancienne, corrige le décompte sans autre action.

Voir aussi : « Hors forfait » (article hors-forfait).