Reçus de paiement

Écrans : fiche d'un élève (/students/:id), carte Paiements; Paramètres (/settings), section Reçus de paiement; formulaire Confirmer un paiement. Qui : le responsable fait tout; l'instructeur voit la carte Paiements sans montant et peut seulement Envoyer le reçu ou Renvoyer.

Martialnote envoie un reçu par courriel pour chaque paiement de cotisation confirmé. Aucun argent ne transite par Martialnote : le reçu atteste ce que le responsable a confirmé avoir reçu. Le reçu n'est pas une facture.

Réglages (responsable)

Dans Paramètres, section Reçus de paiement :

Adresse de l'école (sur les reçus) : texte sur plusieurs lignes, imprimé tel quel sur chaque reçu. Obligatoire : sans adresse, aucun reçu ne part, ni automatique ni à la main, et aucun numéro de reçu n'est utilisé. Un avertissement apparaît dans Paramètres, dans le formulaire Confirmer un paiement (« Aucun reçu ne partira : l'adresse de l'école n'est pas inscrite. ») et dans le statut du paiement.
Envoyer un reçu automatiquement après chaque paiement : interrupteur, activé par défaut.
Jusqu'à deux numéros d'inscription de taxe (par exemple TPS et TVQ, TVH ou numéro de TVA), chacun avec un libellé et un numéro (les deux remplis, ou les deux vides). Ils sont imprimés au pied du reçu. Aucune taxe n'est calculée par Martialnote.

Ce que contient un reçu

REÇU N° AAAA-NNNN (le numéro, voir plus bas).
Le nom et l'adresse de l'école.
Le montant payé, avec 2 décimales.
Date : la date d'émission du reçu, c'est-à-dire le jour où ce reçu part (au fuseau de l'école).
Date du paiement : la date inscrite au paiement, le jour où l'école a reçu l'argent. Elle est imprimée juste sous Date. Pour un paiement confirmé le jour même, les deux dates sont identiques.
L'élève, et « Payé par » : le nom du parent quand le reçu est envoyé à un parent.
Le nom du type d'abonnement (par exemple « Mensuel adultes »).
Le mode de paiement (la ligne reste vide si le mode est « Non précisé »).
« Émis par » : le nom de l'école.
Les numéros de taxe, s'il y en a.

Le courriel est écrit dans la langue de l'école. Le nom de l'expéditeur est le nom de l'école; une réponse du destinataire va à l'adresse de réponse de l'école ou, à défaut, à celle du responsable.

Qui reçoit le reçu

Élève adulte qui a un courriel : le reçu va à l'élève.
Élève mineur, ou adulte sans courriel rattaché à une famille : le reçu va au premier parent de la famille, dans l'ordre de la famille, qui a un courriel. « Payé par » porte alors le nom de ce parent.
Personne n'a de courriel : rien n'est envoyé et le statut est « Non envoyé : aucune adresse » (erreur noRecipientAddress). Le responsable ajoute un courriel, puis envoie le reçu à la main.

Une famille désabonnée des messages de groupe de l'école reçoit quand même ses reçus : un reçu n'est pas un message de groupe.

Quand un reçu part

À la confirmation d'un paiement : le reçu original part tout seul si l'envoi automatique est activé et qu'une adresse de destinataire existe. Si l'interrupteur est désactivé, rien ne part; le responsable ou l'instructeur envoie le reçu à la main.
À la main : sur la fiche de l'élève, carte Paiements, Envoyer le reçu (ou Renvoyer si un reçu est déjà parti). Le responsable et l'instructeur le peuvent. Renvoyer envoie le reçu avec les informations à jour (nom de l'élève, type d'abonnement, nom et adresse de l'école, numéros de taxe, montant, date du paiement et mode) et garde le même numéro. Si le montant, la date du paiement ou le mode diffère du dernier reçu envoyé, le renvoi est un reçu corrigé (« Reçu corrigé — remplace le reçu du … »).
Paiement modifié (le responsable seulement peut modifier) : si le montant, la date ou le mode change après l'envoi d'un reçu, un reçu corrigé part, avec le même numéro et la mention « Reçu corrigé — remplace le reçu du … ». Il part même si l'envoi automatique est désactivé, pour que personne ne garde un reçu faux. Une modification de la note seule n'envoie rien. Un paiement dont aucun reçu n'est parti n'envoie pas de correction.
Paiement annulé (mis à la corbeille) après qu'un reçu est parti : un avis « Reçu N° … annulé » part.
Paiement restauré de la corbeille : si un avis d'annulation était parti, un reçu corrigé part (même numéro). Si aucun avis d'annulation n'était parti, rien ne part : le dernier reçu envoyé reste valable.
Élève ou abonnement mis à la corbeille : rien ne part.
Plus tard, changer le nom du type d'abonnement, le nom de l'élève ou l'adresse de l'école ne renvoie rien : les reçus déjà envoyés restent tels quels. Pour qu'un destinataire reçoive les nouvelles valeurs, utiliser Renvoyer.

Un reçu ne part pas tant que l'envoi de courriels de l'école est arrêté (pause ou école suspendue). Le responsable écrit alors au support (bonjour@martialnote.com); voir l'erreur receiptBlocked. Aucun détail de plus n'est donné. Le message d'erreur dit que l'envoi « est arrêté » et le statut de la carte dit « envois de l'école en pause » : c'est la même situation.

Numérotation

Les numéros sont de la forme AAAA-NNNN : l'année civile, puis un compteur de 4 chiffres (2026-0001, 2026-0002…). Le compteur est propre à chaque école et repart à 0001 chaque janvier. Le numéro est attribué au premier reçu d'un paiement et ce paiement le garde toute sa vie : reçu corrigé, renvoi et annulation portent le même numéro. Un envoi bloqué, qui n'est jamais parti (adresse de l'école manquante, aucune adresse de destinataire, envois de l'école arrêtés), n'utilise aucun numéro. Un reçu qui est parti puis dont la livraison a échoué (« Échec d'envoi ») garde son numéro : Renvoyer le renvoie avec ce même numéro.

La carte Paiements de la fiche élève

Elle liste les 10 derniers paiements de l'élève, chacun avec l'état de son reçu :

Non envoyé; Envoyé le … (le responsable voit aussi « à » l'adresse); Corrigé le …; Annulé le ….
Échec d'envoi : le courriel n'a pas pu partir; utiliser Renvoyer.
Non envoyé : aucune adresse (erreur noRecipientAddress).
Non envoyé : adresse de l'école manquante (erreur schoolAddressMissing).
Non envoyé : envois de l'école en pause (erreur receiptBlocked).

Responsable : voit les montants, le mode de paiement habituel (seul le responsable le change; il est prérempli dans Confirmer un paiement), Envoyer le reçu ou Renvoyer, Modifier et Annuler le paiement. Instructeur : voit les paiements sans montant et sans adresse de destinataire, et peut Envoyer le reçu ou Renvoyer. Il ne peut ni modifier ni annuler un paiement.

Modes de paiement

Virement bancaire, Argent, Chèque, Carte de crédit et Non précisé. Voir l'article Cotisations.

Ce que Martialnote ne fait pas

Pas de PDF (le reçu est le corps du courriel), aucun calcul de taxes, aucune vente d'articles (uniformes, équipement) et aucun reçu annuel récapitulatif. Voir limites. Un reçu n'est pas une facture.

Documentation liée

fonctions/cotisations, fonctions/fiche-eleve, fonctions/parametres, erreurs/schoolAddressMissing, erreurs/noRecipientAddress, erreurs/receiptBlocked.