Messages

Écran : Messages (/messages, dans le menu). Qui : le responsable; l'instructeur seulement si l'école active le réglage « Les instructeurs peuvent annuler une séance et écrire aux élèves » (désactivé par défaut). Sans ce réglage, l'instructeur ne voit pas l'entrée Messages du menu et voit « Section réservée au responsable » s'il ouvre l'écran par un lien.

Les messages partent par courriel seulement (pas de SMS, pas de notification). Ils servent aux annonces (congé, événement, rappel) et à prévenir les élèves d'une séance annulée ou déplacée.

Écrire un message

1. Ouvrir Messages (menu, ou raccourci Envoyer un message sur Aujourd'hui).
2. À : toucher Toute l'école (choisi par défaut) ou un ou plusieurs groupes. Chaque groupe affiche son nombre d'élèves actifs (ex. « Enfants · 12 »). Choisir un groupe retire Toute l'école; toucher Toute l'école retire les groupes. Sans destinataire, l'écran affiche « Choisissez au moins un destinataire. »
3. Objet : 1 à 150 caractères, sur une seule ligne (un saut de ligne collé dans l'objet devient une espace).
4. Message : 1 à 5 000 caractères, en texte brut (pas de gras, d'images ni de pièce jointe). Les sauts de ligne sont gardés. Un compteur montre le nombre de caractères.
5. Toucher Aperçu.
6. Vérifier l'aperçu, puis toucher Envoyer par courriel, ou Modifier pour revenir au texte.
7. Le message « Message envoyé à {n} adresse(s) » s'affiche. Le formulaire est vidé et le message apparaît en tête de l'Historique.

Le bouton Envoyer par courriel reste désactivé pendant l'envoi : un double appui n'envoie pas deux fois.

Qui reçoit le message

• Élèves visés : les élèves actifs (pas inactifs, pas à la corbeille) qui sont membres des groupes choisis, ou tous les élèves actifs pour Toute l'école. Pour une séance : les membres des groupes de la séance; les visiteurs venus d'un autre groupe ne sont pas inclus. Une séance « Ouvert à tous » (sans groupe) n'a donc aucun destinataire.
• Adresse de chaque élève :
  • élève adulte avec un courriel à sa fiche → son courriel;
  • élève mineur → le courriel du contact principal de sa famille (le premier parent ou tuteur de la liste);
  • si le contact principal n'a pas de courriel → le parent suivant de la famille, dans l'ordre de la liste, qui en a un;
  • élève adulte sans courriel mais rattaché à une famille → même règle que le mineur.
• Une adresse par famille : les adresses sont regroupées sans égard aux majuscules. Une famille de trois enfants visés reçoit un seul courriel; un parent qui est aussi élève avec le même courriel aussi.
• Un courriel par adresse : chaque destinataire reçoit son propre courriel. Aucune adresse n'est visible des autres (jamais de copie ni de liste de destinataires).
• Élève sans adresse : il ne reçoit rien. L'aperçu le signale (voir plus bas).

L'aperçu

L'aperçu montre exactement ce qui partira :

• « De : {nom de l'école} » : le nom de l'école est le nom d'expéditeur (l'adresse technique d'envoi est celle de Martialnote);
• « Répondre à : {adresse} » : où arriveront les réponses;
• l'objet, le texte, puis le pied de page « Vous recevez ce courriel parce que vous êtes inscrit(e) à {école}. » (dans la langue de l'école);
• le nombre d'adresses et le nombre d'élèves visés;
• Sans adresse ({n}) : la liste des élèves sans adresse (prénom et initiale du nom). Toucher un nom ouvre sa fiche pour ajouter un courriel (le responsable seulement voit et modifie les coordonnées);
• « Envoi dans les minutes qui suivent. »;
• « Ce message sera vérifié avant l'envoi (moins de 24 h). » quand le message sera retenu (voir « Vérification, désabonnés et pause »). Le bouton Envoyer par courriel devient alors Envoyer pour vérification;
• « {n} adresse(s) ne reçoivent plus vos messages (désabonnées). » quand des adresses sont désabonnées ou en rebond : elles ne sont pas comptées dans les destinataires.

Si aucune adresse n'est trouvée, Envoyer par courriel reste désactivé; l'API refuse aussi avec « Aucun destinataire n'a d'adresse courriel : ajoutez-en une à leur fiche ou à celle d'un parent. »

Envoi et délais

Les courriels sont mis dans la file d'envoi de Martialnote au moment de l'envoi, puis partent dans les minutes qui suivent. Martialnote envoie un nombre limité de courriels par jour (réglage de Martialnote, pas de l'école) : au-delà, les courriels restants partent automatiquement le lendemain. Un courriel parti ne peut pas être rappelé ni modifié.

Une nouvelle école est en période de démarrage : elle peut envoyer au plus 50 adresses par jour et aucun message avec un lien. Au-delà de ce nombre, ou pour un lien, le message est retenu et vérifié avant l'envoi. Une école de confiance n'a pas cette retenue.

Vérification, désabonnés et pause

• Retenue : un message peut être retenu au lieu d'être envoyé quand l'école est en période de démarrage (plus de 50 adresses par jour, ou un lien), en cours de vérification, suspendue, ou quand l'envoi de ses messages est en pause. L'aperçu le dit avant l'envoi, et l'historique affiche « En attente de vérification ». La vérification prend moins de 24 h : le message est alors envoyé, ou refusé et l'historique affiche « Non envoyé ». Sans décision après 7 jours, il est refusé automatiquement. Rien n'est perdu pendant l'attente.
• Désabonnés et rebonds : une adresse désabonnée ou en rebond ne reçoit plus les messages de cette école. L'aperçu en affiche le nombre, et la fiche de l'élève (responsable) indique « Ne reçoit plus les messages de l'école ». L'école ne peut pas réabonner quelqu'un : voir l'article « Le désabonnement ».
• Pause : l'envoi des messages d'une école peut être mis en pause (bandeau « L'envoi de messages est en pause. Écrivez au support. »). Les nouveaux messages sont alors retenus. Écrire à bonjour@martialnote.com pour la faire lever.
• Gros envoi : le volume de courriels de Martialnote est plafonné chaque jour. Un envoi important peut donc partir en partie le lendemain.

Réponses (« Répondre à »)

Quand un parent ou un élève répond, sa réponse arrive à l'adresse Répondre à de l'école, pas dans Martialnote (il n'y a pas de boîte de réception dans l'app). Par défaut, c'est le courriel du compte responsable. Pour la changer : voir « Réglages des messages ».

Historique

Sous le formulaire (à droite sur grand écran), l'Historique liste les messages envoyés, du plus récent au plus ancien : objet, date, auteur, destinataires (« Toute l'école », noms des groupes ou « Séance du {date} ») et nombre d'adresses. Il est visible par les personnes qui peuvent écrire. Un message de l'historique ne se modifie pas et ne se supprime pas. Les adresses individuelles n'y figurent pas. Un message retenu porte l'étiquette « En attente de vérification », un message refusé « Non envoyé ». Les 50 derniers messages s'affichent; Voir les messages plus anciens affiche les 50 suivants, et ainsi de suite.

Réglages des messages (responsable)

1. Ouvrir Paramètres, section Communication, et toucher Réglages des messages. (Le bouton Réglages de l'écran Messages mène à cette section.)
2. Répondre à : un courriel valide, ou vide pour utiliser le courriel du responsable (indiqué sous le champ). Aucune vérification que l'adresse appartient à l'école n'est faite.
3. Les instructeurs peuvent annuler une séance et écrire aux élèves : interrupteur, désactivé par défaut.
4. Toucher Enregistrer. Le message « Réglages enregistrés » s'affiche.

Réglage des instructeurs activé : tout instructeur de l'école peut écrire à n'importe quel groupe ou à toute l'école, voir l'historique, et annuler ou rétablir n'importe quelle séance de l'horaire (puis prévenir ses élèves). Il ne peut toujours pas modifier ni supprimer une séance ou un cours, ni changer ces réglages, ni voir les coordonnées des élèves. La concertation entre instructeurs se fait hors de l'app. Un instructeur déjà connecté voit le changement sans recharger l'app : dès qu'il ouvre Messages, et sinon au plus tard 30 secondes après, en changeant d'écran ou en revenant dans l'app.

Prévenir les élèves d'une séance annulée ou déplacée

Après Annuler la séance, après Rétablir une séance annulée, ou après avoir changé la date ou l'heure d'une seule séance (Modifier > Cette séance seulement), l'app ouvre la feuille Prévenir les élèves, si la séance n'est pas passée (une séance d'aujourd'hui compte encore) :

1. Le message est prérempli dans la langue de l'école, par exemple : objet « Tai-chi matinal du 24 octobre 2026 annulé », texte avec le cours, la date, l'heure, le lieu et le motif. Pour un déplacement : ancienne et nouvelle date et heure (« déplacé »). Pour un rétablissement : « finalement maintenu ».
2. Modifier le texte au besoin, toucher Aperçu, puis Envoyer par courriel.
3. Ou toucher Ne pas prévenir pour fermer sans rien envoyer.

Les destinataires sont les élèves actifs des groupes de la séance (règle d'adresse ci-dessus). Aucune proposition n'est faite pour un changement de cours récurrent entier (Cette séance et les suivantes), ni pour un changement de lieu, de titre ou de groupes. Pour ces cas, écrire depuis Messages.

Limites

• Pas de SMS, de notification ni de publication sur les réseaux sociaux.
• Pas de réponses dans l'app : elles arrivent à l'adresse Répondre à.
• Pas d'envoi programmé, pas de modèles enregistrés, pas de pièces jointes, pas de mise en forme (texte brut).
• Pas de message à un seul élève depuis sa fiche.
• Les parents autres que le contact principal ne reçoivent pas le message (sauf si le contact principal n'a pas de courriel).