Importer des élèves

Écran : Élèves > Importer une liste existante, ou Paramètres > Données > Importer une liste existante (/students/import). Qui : responsable seulement.

Fichiers acceptés

Dans la zone Tableurs Excel ou Google Sheets :

• .xlsx (Excel, Google Sheets « Télécharger au format Microsoft Excel ») : la première feuille est lue.
• .csv séparé par des virgules ou des points-virgules. Les accents des CSV enregistrés par Excel en français sont pris en charge.
• La première ligne doit contenir les titres des colonnes.
• Au plus 1 000 élèves par import. Pour plus, diviser le fichier.
• Le fichier est lu dans le navigateur : il n'est jamais envoyé ni conservé; seules les lignes d'élèves le sont.

Lire une photo de noms (IA)

Une liste écrite à la main ou sur une page peut être photographiée : une IA de vision transcrit les noms, puis vous les corrigez avant l'import.

• Qui : responsable seulement. L'option est désactivée par défaut : à l'étape 1, dans la zone Image de vos listes, touchez Activer pour mon école. Le texte affiché explique l'envoi de la photo à un service d'IA externe (OpenRouter et le fournisseur du modèle). Désactiver la lecture de photo la coupe de nouveau.
• Photo : une page à la fois, bien à plat, nette et éclairée. Formats acceptés : JPEG, PNG ou WebP. La photo est redimensionnée dans le navigateur avant l'envoi.
• Lecture : touchez Prendre une photo ou Choisir une image. Les noms lus apparaissent à l'étape 2; Ajouter une autre page complète la liste.
• Vérification obligatoire : corrigez le prénom, le nom et le groupe, ou retirez une ligne qui ne correspond à personne. Une ligne Nom incertain : vérifiez doit être relue.
• Mineur : les noms lus sont adultes par défaut. Cochez Mineur pour un enfant, ou Tout marquer mineur / Tout marquer adulte pour toute la liste.
• Groupes : si la page indique un groupe, une classe ou une section, l'app le reprend dans Groupe (facultatif). Sinon, laissez vide.
• Date d'inscription : une photo n'en porte pas. Les élèves lus sont inscrits à la date de l'import, avec la mention « estimée » (voir « Date d'inscription » plus bas).
• Suite : l'étape 3 (doublons, lignes invalides, Importer N élèves) fonctionne comme pour un tableur. Rien n'est importé avant votre confirmation.
• Limites : au plus 1 000 noms par import, une page par photo, pas de PDF. L'écriture manuscrite est reconnue de façon variable et une photo floue donne de moins bons résultats : vérifiez toujours.
• Confidentialité : la photo est envoyée en mémoire à OpenRouter et au fournisseur du modèle pour lire les noms. Martialnote ne conserve ni la photo ni les noms lus; il ne garde que des métadonnées techniques (taille, modèle, nombre de noms, coût). N'activez l'option que si vous avez le droit de transmettre ces noms, y compris ceux de mineurs.
• Crédits et plafond : le service limite le nombre de lectures par école sur 24 h. Si la limite ou les crédits sont épuisés, un message le dit : réessayez plus tard ou prévenez la personne qui gère le service. Une lecture échouée peut être réessayée.

Étapes

1. Fichier : toucher Choisir un fichier. Le nombre de lignes s'affiche; Changer permet d'en prendre un autre.
2. Associer les colonnes : l'app devine à quoi correspond chaque colonne (Prénom, Nom, Courriel, Téléphone, Groupes, Mineur, Date d'inscription) d'après son titre, en français ou en anglais. Corriger avec la liste déroulante; (ignorer) pour une colonne inutile. Il faut une colonne pour le prénom et une pour le nom.
3. Vérifier : l'app affiche « N nouveaux élèves · N doublons ignorés · N lignes invalides », et Voir le détail donne chaque ligne écartée avec son numéro et sa raison.
4. Toucher Importer N élèves. L'app revient à la liste.

Date d'inscription

La colonne Date d'inscription renseigne la date où l'élève a commencé dans l'école. Elle compte pour le calcul des élèves actifs et donc du tarif Martialnote (voir l'article Tarif Martialnote) : mieux vaut la lire que de la laisser vide.

• Titres reconnus : « date d'inscription », « inscription », « inscrit le », « inscrit depuis », « membre depuis », « date d'arrivée » et, en anglais, « enrolled », « enrollment date », « start date », « joined », « member since ».
• Formats acceptés : une cellule date du tableur, AAAA-MM-JJ, JJ/MM/AAAA ou MM/JJ/AAAA (séparateurs /, - ou ., année à quatre chiffres).
• Ordre jour / mois : si une valeur de la colonne a un premier nombre plus grand que 12 (par exemple 25/03/2020), toute la colonne est lue jour/mois; si un deuxième nombre est plus grand que 12, elle est lue mois/jour. Sinon, l'ordre par défaut est jour/mois pour une école en français et mois/jour pour une école en anglais. L'aperçu écrit l'ordre retenu (« Dates lues comme jour/mois/année. ») et un bouton Inverser jour et mois le change au besoin.
• Colonne contradictoire : une colonne qui contient les deux indices à la fois (un jour > 12 et un mois > 12) est refusée en bloc. Corriger le fichier, ou associer la colonne à (ignorer).
• Date invalide : une date future, antérieure au 1er janvier 1950 ou illisible (31/02/2024) rend la ligne invalide (raison « date d'inscription invalide (avant 1950 ou dans le futur) »).
• Sans date : un élève importé sans date (cellule vide, colonne absente, ou import par photo) reçoit la date de l'import et la mention « estimée ». Sa fiche affiche alors « Inscrit avant le … ». L'aperçu rappelle : « Les élèves sans date seront inscrits avant le … ».
• Élèves actifs (tarif Martialnote) : pour une fiche importée, la date d'inscription du tableur, telle qu'elle était à l'import, sert de date de référence : la fiche compte comme récente pendant 90 jours à partir de cette date. Une fiche importée sans date ne compte jamais comme récente : elle ne compte que par ses activités (présence, paiement de cotisation, progression). Corriger la date dans la fiche après l'import ne change pas ce calcul.

Règles

• Doublon : même prénom et même nom qu'un élève déjà dans l'école, ou qu'une ligne plus haut dans le fichier. Les accents, les majuscules et les espaces en trop sont ignorés (« Zoe BELANGER » = « Zoé Bélanger »). Les doublons ne sont pas importés.
• Ligne invalide : prénom ou nom manquant, courriel mal formé, ou texte trop long (plus de 100 caractères pour un nom, 30 pour un téléphone, 80 pour un nom de groupe). Elle n'est pas importée.
• Les lignes entièrement vides sont ignorées sans être comptées.
• Groupes : plusieurs groupes dans une même cellule se séparent par une virgule, un point-virgule ou une barre oblique. Un groupe qui n'existe pas encore est créé.
• Mineur : « oui », « o », « yes », « y », « x », « 1 », « vrai », « true » veulent dire mineur; tout le reste (ou une cellule vide) veut dire adulte. Pour un mineur, le courriel est celui d'un parent : l'app crée sa famille et un parent avec ce courriel; son téléphone n'est pas gardé.
• « Ce fichier est trop volumineux » : le fichier dépasse ce que l'app accepte en un envoi (cas extrême, avec des cellules très longues). Le diviser en plusieurs fichiers plus petits.
• Tout ou rien : si une erreur survient pendant l'import, rien n'est importé; on peut réessayer.
• Après l'import, compléter les fiches au besoin (noms des parents, contacts d'urgence).