Cotisations

Écran : Cotisations (menu, /dues). Qui : le responsable seulement. L'instructeur ne voit jamais un montant : il voit seulement des pastilles d'état (voir « Ce que voit l'instructeur »). S'il ouvre l'écran Cotisations (par un lien), il lit « Section réservée au responsable ».

Les cotisations servent à suivre qui a payé. Aucun argent ne transite par Martialnote (« Aucun argent ne transite par Martialnote. ») : l'élève paie l'école par virement, comptant ou chèque, et le responsable confirme ce qu'il a reçu.

Quels abonnements sont suivis

Seuls les abonnements dont le type (ou l'élève, voir « Prix pour cet élève ») a un prix. Un abonnement sans prix n'a aucune échéance, aucune pastille et n'apparaît pas dans Cotisations (« Aucun abonnement avec un prix pour l’instant. »).

Période de paiement et échéances

Dans Paramètres > École > Types d'abonnement, un type mensuel a un Prix par période (facultatif) et une Période de paiement (1 mois par défaut, ou un nombre de mois : 3 pour un trimestre…). Le prix est celui d'une période, pas du mois.

La première échéance est la période en cours : avec une date de début future, elle tombe à la date de début; avec une date de début passée, elle tombe au début de la période qui contient aujourd'hui (comptée tous les N mois à partir du jour du mois de la date de début). Les périodes passées ne sont pas facturées (pas de rattrapage). Pour facturer une période passée : Corriger le montant de l'échéance en cours, ou confirmer directement le paiement reçu (le montant en trop reste en crédit).
La même règle vaut quand on corrige la date de début ou qu'on ajoute un prix au type, tant que l'abonnement n'a encore aucune échéance ni aucun paiement.
Les échéances suivantes tombent tous les N mois, le même jour du mois. Le 31 donne le dernier jour des mois plus courts (31 janvier, 28 février, 31 mars).
Une période commencée est due en entier : il n'y a pas de prorata.
Une carte de cours n'a pas de période : chaque carte achetée (Ajouter un abonnement ou Renouveler la carte) crée une échéance du prix de la carte, à sa date d'achat.
Les échéances se créent automatiquement quand l'app lit les données, jusqu'à 7 jours à l'avance. Il n'y a pas de tâche de nuit ni d'action à faire.
Le montant d'une échéance est fixé à sa création. Changer le prix du type ou le rabais famille ne touche pas aux échéances déjà créées, seulement aux suivantes.
Les abonnements créés avant les cotisations commencent à être facturés à la date de mise en service des cotisations, sans rattrapage des mois passés.
Changer la Période de paiement d'un type déjà utilisé : pour chaque abonné, le nouveau rythme repart du lendemain de la fin de sa dernière période (échue ou payée). Aucune échéance passée n'est créée et il n'y a pas de trou; un abonné à jour le reste. Les échéances à venir non payées sont refaites avec la nouvelle période et le prix courant; celles déjà payées d'avance restent.
Date de fin de l'abonnement : aucune échéance pour une période qui commence après la date de fin. Avancer la date de fin retire les échéances qui tombent après, même payées d'avance : l'argent revient en crédit. Repousser la date de fin (ou la retirer) les fait revenir.

États (pastilles)

À jour : rien n'est dû.
À renouveler : la prochaine échéance tombe dans les 7 jours ou moins, ou il reste 2 cours ou moins sur la carte.
Paiement dû : une échéance passée n'est pas payée en entier. C'est le même libellé sur les tuiles de présence, la liste des élèves et la fiche.
En pause : la cotisation est suspendue (voir « Pause et reprise »).

Un abonnement peut être en pause et en retard en même temps : il affiche Paiement dû, apparaît dans À régler et dans En pause, et offre Reprendre.

L'écran Cotisations

En haut : À recevoir (total dû) et En retard (nombre). Trois filtres : À régler (N), En pause (N), Tous. Chaque ligne montre l'élève, l'abonnement, « {montant} dû », « en retard depuis le {date} », « Payé jusqu’au {date} » (mensuel seulement : une carte n'a pas de période) et, s'il y a lieu, « crédit {montant} » et « prix propre ». Messages d'écran vide : « Rien à régler. Tout le monde est à jour. », « Aucune cotisation en pause. ».

Confirmer un paiement

Sur la ligne (ou la fiche de l'élève), toucher Confirmer un paiement.
Choisir un montant rapide ou saisir Montant reçu :
- Montant dû : solde des échéances en cours;
- + 1 période : le dû plus la période suivante (abonnement à jour : une période d'avance);
- + 2 périodes : abonnement à jour seulement, deux périodes d'avance;
- Partiel : un montant inférieur;
- 1 carte : pour une carte, le prix d'une carte. Les formats « 85,50 », « 85.50 » et « 1 234,50 » sont acceptés.
Choisir le Moyen : Virement Interac (par défaut), Comptant, Chèque ou Autre.
Vérifier Reçu le (aujourd'hui par défaut) et ajouter au besoin une Note (facultatif).
Lire l'aperçu Résultat (« Payé jusqu’au … », « Crédit conservé : … », « Solde restant : … »), puis toucher Valider le paiement. Le message « Paiement de … confirmé » s'affiche.

Règles :

Le montant doit être supérieur à 0 et d'au plus 100 000,00 $.
La date de réception ne peut jamais être dans le futur (selon la date de l'école).
La note a 200 caractères au plus.
Un paiement s'applique aux échéances les plus anciennes d'abord.
Moins que dû : il reste un solde sur l'échéance (paiement partiel).
Plus que dû : les périodes suivantes que le montant couvre en entier sont créées et payées (jusqu'à 120 périodes); le reste est gardé en crédit et sert au prochain paiement.
Un paiement = un abonnement. On ne peut pas répartir un paiement entre plusieurs élèves : faire un paiement par abonnement.

Annuler un paiement

Un paiement annulé va à la corbeille; le solde et les états sont recalculés.

Sur l'écran Cotisations, Annuler le dernier paiement annule seulement le paiement le plus récent.
Sur la fiche de l'élève, le bloc Derniers paiements liste les 3 derniers paiements, chacun avec son bouton Annuler : on peut donc annuler un paiement plus ancien; en répétant Annuler le dernier paiement, on remonte aux paiements plus anciens (la liste de la fiche montre alors le suivant).
Après l'un ou l'autre, Rétablir (dans le message) ou Restaurer (depuis la Corbeille) le remet, pendant 30 jours; après, il est supprimé pour de bon.
Pour corriger un montant : annuler le paiement, puis confirmer le bon.

Corriger le montant d'une échéance

Le responsable peut changer le montant d'une seule échéance, sans toucher aux autres. L'instructeur ne le peut pas (il ne voit aucun montant).

Ouvrir la fiche de l'élève, bloc Abonnements, sous l'abonnement payant.
Dans la liste Échéances (les échéances pas entièrement payées, avec leur date et leur montant), toucher Corriger le montant sur la ligne voulue. Si toutes les échéances sont payées, la liste n'apparaît pas.
Dans la feuille Corriger le montant, saisir le nouveau Montant de l'échéance (de 0 $ à 100 000 $; 0 $ rend l'échéance offerte), puis toucher Enregistrer. Le message « Montant de l'échéance corrigé » s'affiche.

La correction ne change que cette échéance : le prix du type et Prix pour cet élève ne changent pas, et les échéances suivantes gardent leur montant. Le solde et la pastille de statut sont recalculés. Pour un tarif durable, utiliser Prix pour cet élève (ci-dessous). Pour corriger un paiement, voir « Annuler un paiement ».

Pause et reprise

Pause (responsable) suspend la cotisation, par exemple pour une blessure ou des vacances.

La pause commence aujourd'hui. Reprise prévue (facultatif) doit être après aujourd'hui (sinon l'erreur « La reprise doit être après le début de la pause. »); sans date, la pause dure jusqu'à Reprendre.
Pendant la pause, aucune échéance n'est créée. Les échéances futures sont mises de côté, même prépayées : l'argent revient en crédit et est réappliqué à la reprise.
À la reprise (Reprendre, ou la date prévue qui arrive), la prochaine échéance est repoussée de la durée de la pause; les périodes prépayées reviennent elles aussi repoussées.
Reprendre le jour même où la pause a commencé annule simplement la pause.
Les échéances déjà passées restent dues.
Les présences restent permises et comptées pendant la pause.

Prix pour cet élève

Sur la fiche, Modifier l'abonnement : Prix pour cet élève. Il remplace le prix du type et le rabais famille. Vide : le prix du type (avec rabais famille s'il y a lieu). Mettre ou retirer un prix propre met à jour les échéances qui n'ont encore aucun paiement et dont le montant est l'ancien prix. Une échéance qui a déjà un paiement, même partiel, ou dont le montant a été corrigé à la main (Corriger le montant, par exemple 0 $), garde son montant.

Tarif famille (rabais)

Dans Types d'abonnement > Tarif famille : Aucun (par défaut), Pourcentage (1 à 100 par période) ou Montant fixe (par période).

Il s'applique par membre : à chaque membre de la famille après le premier. Le premier est l'élève titulaire de l'abonnement mensuel payant en cours le plus cher (à égalité : le plus ancien); tous ses abonnements paient plein prix. Chaque abonnement mensuel des autres membres a le rabais. Un élève seul avec deux mensuels n'a donc aucun rabais.
Il ne s'applique pas aux cartes de cours ni à un abonnement qui a un prix propre.
Il ne change que les échéances créées après l'enregistrement.

Ce que voit l'instructeur

Uniquement des pastilles, sans montant, sur les tuiles de présence, la liste des élèves et l'en-tête de la fiche : À renouveler, Paiement dû, En pause. Il ne peut rien confirmer ni modifier.

Aujourd'hui (responsable)

Une carte « Cotisations en retard · N » apparaît seulement s'il y a des paiements en retard.

Ce que Martialnote ne fait pas

Il ne touche pas l'argent, n'envoie aucun lien de paiement, ne produit aucun reçu, aucune facture ni taxe, n'envoie aucun rappel par courriel et ne fait aucun prorata. Voir limites.